Som Interimschef för Enheten för verksamhetsstöd kommer du att ha ett brett och varierat ansvar. Enheten hanterar centrala funktioner såsom HR, ekonomi, upphandling, IT, lokalfrågor samt informationshantering (registratur och arkiv).

Specifika arbetsuppgifter och ansvarsområden inkluderar:
- Ledning för enheten.
- Säkerställa den dagliga operativa ledningen samt bidra till den strategiska utvecklingen av Enheten för verksamhetsstöd, dess processer och medarbetare.
- Personalansvar för enhetens fyra medarbetare (verksamhetscontroller, HR-ansvarig, registrator och ekonomihandläggare).
- Ansvara för enhetens budget, ekonomiska uppföljning, rapportering och verksamhetsutveckling.

Samordning.
- Samordna myndighetens insynsråd.

Introduktion och personalstöd.
- Ansvara för att den nyanställda projekt- och redovisningscontrollern samt den nyanställda HR-ansvarige som börjar sina anställningar efter sommaren får en ändamålsenlig och komplett introduktion till sina roller och myndigheten.

Verksamhetsövertagande.
- Aktivt leda och koordinera den planerade verksamhetsövertagandet av annan statlig verksamhet, vilket inkluderar förberedelser, genomförande och uppföljning. Detta är en central roll för interimschefen under hösten.

Process- och rutinutveckling
- Fortsätta att driva och medverka i arbetet med att utveckla, dokumentera och implementera ändamålsenliga processer och rutiner inom enhetens ansvarsområden för att öka effektivitet och kvalitet, med beaktande av att enheten är ”ung” organisation med flertalet medarbetare relativt nyanställda.

Upphandling
- Delta i och hantera pågående upphandlingar, i enlighet med gällande lagstiftning och interna riktlinjer, exempelvis avseende IT-partner, företagshälsovård och resebyrå.

Resursförsörjning:
- Säkerställa resursbehov på myndigheten med hänsyn till kommande utmaningar, inklusive hantering av konsultstöd från SSC Leda och utveckla verksamhetsstödet för myndigheten.

Polarforskningssekretariatet har ett omedelbart och verksamhetskritiskt behov av en erfaren interimschef till Enheten för verksamhetsstöd.

Detta behov uppstår under tiden Myndigheten genomför rekryteringsprocessen för en ny ordinarie enhetschef.

Polar befinner sig i en dynamisk och händelserik period med flera parallella initiativ och utmaningar. Som Interimschef förväntas du inte bara upprätthålla kontinuitet utan även spela en nyckelroll och aktivt bidra till:

• Att leda och stödja enhetens arbete under ett högst troligt verksamhetsövertagande av annan statlig verksamhet, vilket är en betydande förändring som planeras under hösten.
• Att säkerställa en professionell och effektiv introduktion för nyanställda nyckelpersoner inom enheten, såsom den projekt- och redovisningscontroller som håller på att rekryteras, samt för den nyanställde HR-ansvarige.
• Att hantera och driva pågående upphandlingar, inklusive den viktiga upphandlingen av ny IT-partner samt upphandlingar för företagshälsovård och resebyrå.
• Att aktivt delta i och bidra till utvecklingen och implementeringen av nya processer och rutiner, vilket är viktigt då enheten är en relativt ung organisation och där medarbetarna i huvudsak är nyrekryterade.
• Att säkerställa myndighetens resursbehov och samordning av befintligt konsultstöd från exempelvis Statens servicecenter (SSC).

För att vara aktuell för rollen, behöver du uppfylla nedan kriterier:

Obligatoriska krav på interimschefen

• Universitets- eller högskoleexamen inom ekonomi, juridik eller annan bakgrund som bedöms likvärdig.
• God erfarenhet av att ha arbetat som chef med personal-, budget- och verksamhetsansvar.
• Mycket god förmåga att uttrycka sig på svenska och engelska i tal och skrift.

Meriterande:

• Erfarenhet som chef från offentlig sektor (stat, region eller kommun) inom enhetens ansvarsområde.
• Erfarenhet av förändringsledning.
• God erfarenhet av verksamhetsutveckling.
• Erfarenhet av internationell samverkan.
• Erfarenhet av ledningsgruppsarbete.
• Lång chefserfarenhet från kunskapsorganisation.

Stor vikt kommer läggas vid personliga egenskaper och förutsättningar att lösa uppdraget.

Låter detta som ett uppdrag som kan passa dig?
Då ansöker du via länken i annonsen, urvalet sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan ansökningstiden gått ut.

Välkommen!