Projektkoordinator till industri i Södertälje

· Tillhandahålla proaktiv, självständig programkoordinering och verksamhetsstöd till Service Operations-organisationen, med starkt fokus på att driva genomförande, hantera risker och säkerställa uppföljning av aktiviteter både inom programleverans och löpande verksamhet.

· Arbeta med hög grad av självständighet, gott omdöme och framförhållning för att tidigt identifiera risker, förseningar och beroenden, samt säkerställa att dessa aktivt följs upp, eskaleras och hanteras.

· Fungera som en central samordningspunkt för att upprätthålla framdrift i initiativ, säkerställa samsyn, transparens och ansvarstagande.

· Koordinera komplexa aktiviteter, möten och tvärfunktionell uppföljning, samt upprätthålla en tydlig överblick över åtgärder, beslut, risker och tidslinjer. Förbereda strukturerad rapportering och statusuppdateringar för att stödja effektivt beslutsfattande, baserat på data från flera källor.

· Upprätthålla korrekta uppföljningsverktyg, styrningsdokument och gemensamma resurser, och säkerställa synlighet kring framsteg och eventuella gap.

· Stödja koordinering av onboarding och offboarding samt bidra operativt i utvalda programaktiviteter.
Ge grundläggande stöd i budgetuppföljning och inköp i enlighet med etablerade processer.

Programkoordinering, risk- och åtgärdshantering

· Driva strukturerad koordinering mellan program och initiativ genom att följa upp åtgärder, risker, problem och beroenden, samt säkerställa tydligt ägarskap och uppföljning i tid.

· Underhålla och kontinuerligt uppdatera programuppföljning (åtgärder, risker, beslut, milstolpar), proaktivt identifiera förseningar eller bristande samsyn och driva lösning eller eskalering vid behov.

· Fungera som central samordningspunkt för att säkerställa att beslut dokumenteras, åtgärder fördelas och åtaganden följs upp mellan intressenter.

· Stödja programstyrning genom att ta fram statusrapporter, risksammanställningar och uppdateringar kring framdrift, så att ledningen har tydlig insyn i leveransstatus.

· Följa upp utestående åtgärder proaktivt, utmana förseningar och säkerställa ansvarstagande hos intressenter.

Administration

· Upprätthålla högkvalitativ och strukturerad programdokumentation, uppföljningsverktyg och styrningsmaterial, med fokus på noggrannhet, konsekvens och realtidsöversikt.

· Koordinera onboarding- och offboarding-aktiviteter, säkerställa rätt åtkomst, systemberedskap och anpassning till programmets behov.

· Underhålla gemensamma resurser (kalendrar, uppföljning, dokumentation) med fokus på transparens och effektivt genomförande.

Dokumentframtagning

· Ta fram strukturerade rapporter, dashboards och presentationer som ger tydlig överblick över framsteg, risker, förseningar och åtgärder.

· Samla in och sammanställa information från flera källor för att stödja beslutsfattande och programuppföljning.

Program- och initiativstöd

· Aktivt stödja leverans genom att koordinera aktiviteter, följa upp leverabler och säkerställa samsyn mellan olika arbetsströmmar.

· Delta i arbetsgrupper för att bidra med struktur, säkerställa kvalitet i dokumentation och driva uppföljning av beslutade åtgärder.

Erfarenhet

· Dokumenterad erfarenhet av programkoordinering, PMO, projektstöd eller operativ koordinering i en komplex och snabbrörlig miljö.
· Erfarenhet av att följa upp åtgärder, risker, problem och beroenden, med starkt fokus på uppföljning och leverans.
· Erfarenhet av att ta fram statusrapportering, dashboards eller ledningsuppdateringar.
· Erfarenhet av styrningsstrukturer, programuppföljning eller PMO-ramverk är meriterande.

Kompetenser

· Stark koordinations- och genomförandeförmåga – förmåga att driva uppföljning och säkerställa ansvarstagande.
· Risk- och problemmedvetenhet – förmåga att tidigt identifiera signaler på förseningar, brister eller bristande samsyn och agera på dessa.
· Planerings- och prioriteringsförmåga – kunna hantera flera aktiviteter, deadlines och beroenden samtidigt.
· Strukturerad kommunikation – tydlig och koncis i dokumentation av åtgärder, beslut och statusuppdateringar.
· Noggrannhet och datakvalitet i hantering av uppföljning, dokumentation och rapportering.
· Problemlösande förhållningssätt med förmåga att förutse behov och undanröja hinder.
· Mycket goda kunskaper i standardverktyg för kontorsarbete och samarbete (t.ex. Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint eller liknande).

Konsultrollen passar dig som på kort tid vill skaffa dig bred erfarenhet. Vi erbjuder dig chansen att arbeta på populära arbetsplatser med välkända varumärken där du kan utveckla din kompetens och bredda ditt CV. Du kommer att trivas som konsult om du söker en värld av spännande uppdrag och nya kontaktnät. Vid din sida har du din konsultchef som agerar bollplank och stöttar dig i att lyckas på dina uppdrag. Vi vill att du ska må bra och trivas med oss på Poolia. Därför erbjuder vi dig friskvårdsbidrag, rabatter på olika träningsanläggningar och ordnar regelbundet sociala aktiviteter. Självklart omfattas din anställning på Poolia av kollektivavtal, försäkringar, tjänstepension samt företagshälsovård.

Urval och intervjuer sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. Varmt välkommen med din ansökan!