Document Control Administrator

Sista ansökningsdag: 2026-03-10

Referensnummer: 5945

ANSÖK

Roll: Administratör

Ort: Stockholm

Omfattning: Heltid

Vill du ha en central roll i ett stort och samhällsviktigt projekt? Nu söker vi till kund en strukturerad och engagerad Document Control Administrator som vill säkerställa ordning, kvalitet och spårbarhet i dokumenthanteringen inom ett omfattande tekniskt projekt.

Om tjänsten

Som Document Control Administrator har du en nyckelroll i projektets dokumenthantering. Du ansvarar för att all projektdokumentation hanteras korrekt, är lättillgänglig och uppfyller fastställda krav och rutiner.

Du arbetar nära projektledning, engineering, informationssamordning samt övriga funktioner och delprojekt. Rollen innebär även deltagande i tvärfunktionella forum och möten.

Detta är en dynamisk projektmiljö där struktur, noggrannhet och samarbetsförmåga är avgörande.

Dina arbetsuppgifter

Hantera och underhålla projektdokumentation enligt fastställda dokumentstyrningsrutiner
Säkerställa korrekt lagring, arkivering och åtkomst till både tekniska och administrativa dokument
Ansvara för versionshantering och säkerställa att rätt versioner finns tillgängliga
Uppdatera och underhålla dokumentregister och databaser med hög noggrannhet
Samordna dokumentflöden för inlämning, granskning och godkännande mellan olika projektfunktioner
Stötta i rapportering, revisioner och statusuppdateringar kopplade till dokumenthantering
Utveckla och implementera projektspecifika rutiner för dokumentkontroll
Strukturera och klassificera dokument för att säkerställa enkel åtkomst och spårbarhet
Vara kontaktperson för dokumentrelaterade frågor inom projektet
Stötta ansvarig för dokumentkontroll i frågor kopplade till teknisk dokumentation

Vem är du?

Erfarenhet

Minst 2 års erfarenhet av dokumentstyrning, gärna inom bygg-, anläggnings- eller ingenjörsprojekt
Erfarenhet från större projektmiljöer är meriterande

Kunskap

Mycket god förståelse för dokumentstyrningsprinciper, metoder och best practice
God kännedom om projektdokumentationens krav och beroenden
Erfarenhet av EDMS- och CDE-system, exempelvis Aconex eller liknande
Förståelse för projektstyrningsmetodik och verktyg

Färdigheter

Mycket god systemvana inom dokumenthanteringsverktyg
Stark organisatorisk och analytisk förmåga
Förmåga att hantera stora dokumentmängder strukturerat och effektivt
Mycket god kommunikativ förmåga gentemot både interna och externa intressenter

Personliga egenskaper

Exceptionell noggrannhet och starkt detaljfokus
Proaktiv och förbättringsorienterad
Förmåga att arbeta under tidspress och hantera förändrade förutsättningar
God problemlösningsförmåga och prioriteringsförmåga
Trivs i en dynamisk och snabbföränderlig projektmiljö

Kvalifikationer

Yrkeshögskoleutbildning eller kandidatexamen inom informationshantering, administration eller liknande område

Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift

Om verksamheten

Konsultrollen passar dig som på kort tid vill skaffa dig bred erfarenhet. Vi erbjuder dig chansen att arbeta på populära arbetsplatser med välkända varumärken där du kan utveckla din kompetens och bredda ditt CV. Du kommer att trivas som konsult om du söker en värld av spännande uppdrag och nya kontaktnät. Vid din sida har du din konsultchef som agerar bollplank och stöttar dig i att lyckas på dina uppdrag. Vi vill att du ska må bra och trivas med oss på Poolia. Därför erbjuder vi dig friskvårdsbidrag, rabatter på olika träningsanläggningar och ordnar regelbundet sociala aktiviteter. Självklart omfattas din anställning på Poolia av kollektivavtal, försäkringar, tjänstepension samt företagshälsovård.

Kontaktperson

Nike Selin